Pourquoi une confirmation de rendez-vous ?

Qui n’a jamais attendu un client qui ne s’est pas présenté ?

Combien de temps avez-vous perdu en attendant quand vous auriez pu faire autre chose ?

Ce phénomène est loin d’être isolé, près de 20% des rendez-vous ne sont pas honorés.

Comment limiter le nombre de clients qui ne se présentent pas ?

Message de confirmation

La première étape est de leur envoyer, dés leur prise de rendez-vous, un message de confirmation.

Ce message est envoyé par email, ainsi il peut reprendre toutes les informations nécessaires au patient pour honorer son rendez-vous.

Les solutions de confirmation et de relances par SMS sont également disponibles mais moins efficaces.

Dans ce message, outre les informations type adresse, il a plusieurs liens internet
Ces liens leur permettent soit de changer la date et l’heure de votre rendez-vous, soit de l’annuler.
Ainsi vous n’attendez plus votre client inutilement car la plate forme vous préviendra automatiquement des rendez vous annulés tardivement.

 

Cet email de confirmation contient une ‘invitation’, c’est à dire un lien permettant d’ajouter automatiquement les informations suivantes :

  • date et heure du rendez-vous,
  • adresse exacte et vérifiée, pour que leur GPS leur donne la bonne route directement,
  • les notes que vous pourriez leur adresser (matériel à fournir par exemple).

 

Detail Google Agenda d'un rendez-vous

Detail Google Agenda d’un rendez-vous

 

Vous pouvez paramétrer les informations que vous souhaitez intégrer dans ce message de confirmation

 

Rappel automatique de rendez-vous

La seconde étape est de relancer les patients ou clients 24 à 36 heures avant.

Dans cette relance nous intégrons de nouveau les liens permettant aux clients ou patients soit déplacer leur rendez-vous soit de l’annuler.

Cette confirmation reprend les éléments du message de confirmation de rendez-vous.

Avec ces différents messages, messages de confirmation et messages de relance / rappel, le client ne peut plus vous dire en toute sincérité : “j’ai oublié que nous avions rendez-vous”.